Efikasno arhiviranje u uredu: Vodič za odabir registratora, mapa i kutija za odlaganje dokumenata
Efikasno arhiviranje u uredu: Vodič za odabir registratora, mapa i kutija za odlaganje dokumenata
Uredna i funkcionalna arhiva nije samo pitanje estetike, već i ključan faktor produktivnosti i pravne usklađenosti vašeg poslovanja.
Ovaj vodič pomoći će vam da uspostavite sustav arhiviranja koji štedi vrijeme, prostor i čuva vaše dokumente.
1. Odabir registratora: Trajna vs. Privremena pohrana
Registratori su okosnica svake arhive. Odabir pravog modela ovisi o tome planirate li dokumente često koristiti ili ih dugoročno pohraniti.
A. Registratori za aktivnu upotrebu
Tip: Registrator s kutijom.
Namjena: Dokumenti koji se aktivno koriste na dnevnoj ili tjednoj bazi i stoje na stolu ili otvorenoj polici. Kutija štiti od prašine i daje profesionalan izgled.
B. Registratori za dugoročno čuvanje
Tip: Registrator samostojeći.
Namjena: Dokumenti namijenjeni za dugoročno arhiviranje u ormaru ili skladištu (fizička arhiva).
C. Kapacitet
Široki registrator (80 mm): Koristite za opsežnu dokumentaciju, poput godišnjih izvještaja ili velike količine računa (do 600 listova).
Uski registrator (50 mm): Odaberite za tanje spise ili mjesečne arhive gdje je bitna ušteda prostora.
Savjet za kupnju: Uvijek koristite registratore iste boje za istu kategoriju dokumenata (npr. Plavi za financije, Crveni za kadrovsku). To vizualno pojednostavljuje pretragu.
2. Fascikli i mape: Dnevna organizacija i podjela
Fascikli i mape se koriste za sortiranje dokumenata unutar registratora ili za privremeno prikupljanje.
Uložna mapa: Za zaštitu pojedinačnih listova. Koristite je prilikom arhiviranja ponuda, certifikata ili bilo kojeg dokumenta koji se ne smije bušiti.
Fascikli s gumicom: Za prijenos i kratkoročno čuvanje. Korisna kada morate prenijeti dokumente iz ureda na sastanak ili ih privremeno odložiti.
Registrator s ugrađenim mehanizmom: Za aktivne predmete rada, odnosno spise koji se često mijenjaju i gdje je potrebna brza manipulacija listovima.
3. Zaštita i dugoročna pohrana (Arhivske kutije)
Kada se registrator napuni, dokumenti prelaze u arhivske kutije.
Materijal: Koristite kutije koje točno odgovaraju visini i širini vaših registratora kako biste maksimalno iskoristili prostor.
Kvaliteta: Prilikom odabira pazite na kvalitetu kartona i jačinu ručki, jer kutije s godinama postaju vrlo teške.
4. Sustav označavanja: Ključ za pronalazak (etikete i naljepnice)
Bez dobrog sustava označavanja, sav trud oko arhiviranja je uzaludan.
Označite hrptove: Koristite standardne naljepnice za hrptove registratora kako biste jasno ispisali sadržaj, godinu i serijski broj (npr. Računi 2024 / R-01).
Koristite samoljepljive markere: Za isticanje važnih stavki unutar dokumenata prije arhiviranja.
Indeksiranje: Svaki registrator treba imati sadržaj. Koristite etikete za indeksiranje (separatore) s numeričkim ili abecednim oznakama za brzu navigaciju unutar registratora.
5. GDPR i sigurnost: Što arhivirati?
Prije arhiviranja, obavezno uništite sve kopije, radne verzije i bilješke koje sadrže osobne podatke (imena, adrese, OIB-e, brojeve računa).
Preporuka: Koristite uništavač papira s P-4 ili P-5 sigurnosnom razinom (križni rez) za sve povjerljive dokumente prije nego što ih bacite. Pravilno arhiviranje i uništavanje su dvije strane zaštite podataka!
Preuzmite kontrolu nad svojim uredom!
Sve za efikasno i uredno arhiviranje pronaći ćete u našoj ponudi: